Skip to content
Перенос корпоративной почты Microsoft Exchange на облачный сервер
Клиент: Интернет-магазин
Сфера деятельности: Электронная коммерция
Сроки реализации: 1 месяц
Перенос корпоративной почты в облако — это важный шаг для компаний, которые работают с распределенными командами, арендаторами и подрядчиками. Например, для коворкингов и бизнес-центров, где большое количество отделов рассредоточено, но при этом важно поддерживать стабильную коммуникацию между собой.
В этом кейсе рассказываем, как мы помогли клиенту — сети коворкингов и бизнес-центров — перенести корпоративную почту в облако, сохранив привычную экосистему Microsoft Exchange и обеспечив стабильную работу почтового сервиса 24/7.
Проблема
Компания клиента использует электронную почту через локальный Microsoft Exchange. Он размещен на выделенных серверах в дата-центре. Вся корреспонденция между администрацией, подрядчиками, техническими специалистами и арендаторами идет через этот ящик.
С ростом компании и числа пользователей стали возникать сбои:
- задержки при доставке писем;
- долгий отклик почтового сервера в облаке при загрузке;
- доступ к системе вне офиса затруднен;
- при вводе сотрудников нужно вручную настраивать новые ящики и домены;
- трудности с масштабированием при открытии новых локаций;
- дополнительные затраты на обслуживание и ремонт оборудования.
Также часть сотрудников переходит на гибридный график, а кто-то полностью работает на удаленке. Использование локального сервера стало труднее и появилась необходимость развернуть почтовую инфраструктуру так, чтобы она была доступна из любой точки мира и с разных устройств с сохранением всех компонентов.
Решение
Решением стала миграция почты на платформу Microsoft Exchange Online. Перед стартом мы провели полный аудит: просмотрели инфраструктуру клиента, нашли уязвимые места и разработали план переноса корпоративного ящика. Ключевыми шагами проекта стали:
- Анализ текущей системы. Мы собрали данные по почтовым ящикам, доменам, правилам доступа, объемам корреспонденции и уровне безопасности.
- Выбор провайдера облачных услуг. Выбрали решение на базе Microsoft 365 с Exchange Online. В нем можно вести корпоративную переписку, обмен файлами, синхронизировать календари, контакты, использовать хранилище OneDrive и связываться при помощи Teams в пределах одной платформы.
- Подготовка среды. Настроили инфраструктуру, подключили нужные доменные имена, организовали VPN-туннели, разграничили права доступа (для арендаторов, админки и подрядчиков).
- Пошаговая миграция. Чтобы минимизировать нагрузку на сеть и исключить простой, мы сделали перенос почтовых ящиков поэтапно путем сегментации. Теперь вся информация, включая переписки, вложения, календари и задачи синхронизирована с облачным сервером.
- Настройка безопасности. Внедрена авторизация, аппаратное шифрование, двухфакторная аутентификация. Все данные проходят по защищенным каналам, чтобы обеспечить отказоустойчивость.
- Поддержка арендаторов. Для арендаторов, которые пользуются почтовым сервисом компании, реализована отдельная ветка с гибкой настройкой доступа, сегментацией.
- Обучение персонала. Администраторам центров был выдан регламент по управлению панелью Microsoft 365 и облачных сервисов с описанием возможных проблем и оперативных путей их решения.
Результаты
Благодаря сегментации и постепенному переносу данных миграция прошла без простоев и потерь информации. Теперь корпоративная почта полностью работает на облаке, доступна из любой точки и не зависит от локальной инфраструктуры.
Клиент получил:
- Постоянный удаленный доступ. Теперь администрация, технические службы и менеджеры могут работать с почтовыми ящиками в любое время: через браузер или мобильный клиент. Больше не нужно подключать каждого к локальной сети.
- Гибкое масштабирование. Вводить новых пользователей и настраивать их доступ теперь можно в админ-панели. Это делается в пару кликов, что удобно при открытии новых центров или офисов.
- Безопасность. Все письма и вложения шифруются, а доступ к аккаунтам и паролям защищен двухфакторной аутентификацией. Дополнительно хранится резервная копия в облаке.
- Снижение затрат. Теперь не нужно планировать расходы на обслуживание системы, ремонт и аренду оборудования. А все обновления происходят автоматически на базе серверов. Некоторые провайдеры предлагают выгодные тарифы при долгосрочной аренде.
- Интеграция с другими сервисами. У клиента есть доступ к облачной инфраструктуре с синхронизацией писем, календарей, задач в облаке. Это упрощает планирование и делегирование задач, контроль за работами в заданиях.
Почему стоит перенести корпоративный ящик в облако:
- В случае с локальным размещением есть слишком много компонентов: сервер, оборудование, стабильность местного подключения. За всем этим нужно следить.
- Доступность, отказоустойчивость и масштабируемость облачных сервисов трудно реализовать самостоятельно.
- Использование платформ на облаке — это централизованное управление, обслуживание, удобное добавление новых пользователей.
Вывод
Почтовая система в облаке для коворкингов и бизнес-центров — это не просто способ коммуникации. Это инструмент для управления объектами, арендаторами, подрядчиками. Перенос корпоративной почты на облачный сервер Microsoft Exchange позволил клиенту обеспечить стабильную работу без ограничений локальной инфраструктуры, а также возможность быстрого масштабирования.
Теперь письма доступны из любой точки мира и с любого устройства, за обслуживание почтовой инфраструктуры отвечает облачный провайдер, а сама инфраструктура при росте бизнеса легко масштабируется. Также учтены все требования безопасности, включая защиту от взломов, несанкционированного копирования и атак. Такое решение — важная часть цифровой трансформации компании, которая сделала сервис надежным и удобным инструментом для всей команды.
